為加強學(xué)校人事檔案管理，有效保護和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，使之更好地為學(xué)校教學(xué)和科研服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。

一、檔案管理體制和人員配置

    單位設(shè)立專門的人事檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責(zé)人事檔案的收集、整理、保管等工作。檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

二、檔案的收集與整理

    1、收集范圍：涵蓋履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)材料、政審材料、黨團材料、獎勵處分材料、工資、任免出國（境）退（離）休材料等。

    2、收集要求：及時全面收集教職工各類材料，確保真實、完整、規(guī)范。對不符合要求的材料，退回補充更正。

    3、整理規(guī)范：按照規(guī)定對檔案材料進行分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂，做到分類準確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

三、檔案的保管與保護

    1、保管條件：設(shè)置專門檔案庫房，配備符合要求的檔案柜、空調(diào)、除濕機、防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全。

    2、保管要求：定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。

    3、數(shù)字化管理：積極推進人事檔案數(shù)字化建設(shè)，對重要檔案進行數(shù)字化掃描存儲，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和利用水平。

四、檔案的利用與查閱

    1、利用范圍：因工作需要，學(xué)校內(nèi)部工作人員可查閱檔案，外單位因公需要查閱檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準。

    2、查閱程序：查閱人填寫《人事檔案查閱審批表》，說明查閱理由和范圍，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準后，在檔案管理人員陪同下查閱。查閱人不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。

    3、出具證明：因工作需要，可依據(jù)檔案內(nèi)容出具證明材料，證明材料需經(jīng)檔案管理人員核實，相關(guān)負責(zé)人審核簽字并加蓋公章。

五、檔案的轉(zhuǎn)遞

    1、轉(zhuǎn)遞要求：教職工調(diào)動、辭職、辭退等情況發(fā)生時，應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人自帶檔案。

    2、轉(zhuǎn)遞程序：檔案轉(zhuǎn)出時，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細記錄檔案接收單位、地址、聯(lián)系人等信息，并密封檔案。檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)及時核對并反饋回執(zhí)。

六、檔案的保密與安全

    1、保密制度：檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及工作秘密和個人隱私的檔案材料，應(yīng)采取嚴格的保密措施。

    2、安全責(zé)任：建立健全檔案安全責(zé)任制，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，確保檔案的絕對安全。對因工作失職造成檔案損毀、丟失等情況的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

七、監(jiān)督與檢查

    學(xué)校定期對人事檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。

    本制度自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校人事處負責(zé)解釋。