第一條 為規(guī)范人事檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和用人事檔案，使之更好地為學(xué)院教學(xué)和科研服務(wù)，按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，結(jié)合學(xué)院實際情況，制定本規(guī)定。

      第二條 人事檔案人事部門按照黨的人事政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文件材料。

      第三條 人事檔案室屬于機(jī)要部門，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案接收、管理和借閱制度，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，確保人事檔案的安全、保密和完整。人事檔案專人管理，管理人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。

      第四條 嚴(yán)格遵守黨和國家保密守則。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得私自將檔案攜帶外出，也不得隨意復(fù)印，檔案人員不得私自摘抄和傳播具有內(nèi)部和保密性質(zhì)的檔案的內(nèi)容。人事檔案管理工作人員，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案的內(nèi)容。

     第五條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料銷毀制度，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。經(jīng)清理需要銷毀的材料，必須進(jìn)行登記，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。

     第六條 干部人事檔案必須存放在鐵質(zhì)檔案柜內(nèi)。檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，檔案室、檔案柜鑰匙應(yīng)由檔案人員負(fù)責(zé)保管。檔案人員離開檔案室時，應(yīng)及時將門窗關(guān)閉、鎖好。

     第七條 檔案人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）情況，發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)及時檢修或更換設(shè)施，以確保絕對安全。

     第八條 每半年逐人核對一次人事檔案，年終進(jìn)行全面檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 

     第九條 檔案室和檔案柜要保持清潔，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙、生火爐、用電爐、放置易燃易爆物品、食品等以確保安全。

     第十條 下班前要檢查電源是否切斷，照明燈是否關(guān)閉，窗簾是否拉下、門窗是否都關(guān)好等。